План: 

1. Процедура за действие при кражби от някое лице от персонала на фирма. Превенция при кражби на пари и кражби на стока. Начин за доказване собствеността на фирмата; Начин за доказване на задълженията (ежедневната работа) на лицата (персонала във фирмата); начин на застраховане, правна намеса на нотариус; Намаляване на риска, чрез T-Manager+.

2. Процедура за действие при умишлено нанесени щети върху стока или друг вид материална фирмена собственост от служител.

- процедура при умишлено нанесени щети;

- процедура при неумишлено нанесени щети.

3. Процедура при загуба на материални щети на голяма стойност (загуба на склад, загуба на автомобил, загуба на средства в банка или в брой, пряко нарушаващи нормалната дейност на фирмата.)

4. Счетоводно отчитане и протоколи. Приспадане на стойността на щетата.

Приложение в секция ФАКТ - ФСД - Цитати от закони: чл. 79 от ЗДДС, Закон за защита на собствеността, ГПК.

Кражбата е деяние, доказващо се за изпълнено в съда. Ако не са направени самопризнания пред нотариус или пред органите на реда за „съзнателно и умишлено извършеното злонамерено деяние”, то трябва дянието да се докаже за такова от Лицето което има интерес да го докаже. Доказването на кражбата се установява чрез съдебен ред, и е обект на доказване по-скоро на правото на собственост на вещи или пари и отношения според Гражданско Процесуалния кодекс, Доказване на ежедневните задължения на служител, доказване на всяка стъпка от неговия ежедневен процес на работа. Доказване на фирмената собственост и задълженията. Споменавайки това ще насоча тълкования и мисли по-скоро към превенция от злодеяния и подготовка на фирмата за действие при евентуално случващи се. Самият факт, че една фирма е обърнала внимание на превинция от този вид , би бил ясен сигнал за постъпващите на работа и служителите че няма да могат безнаказано да се разпореждат със чуждата (вашата) собственост.

Да започнем с ТРЗ – в договора за назначаване на работа и преназначаване на длъжност трябва да се впишат клаузи за конкретното описание на длъжността (особено ако служителя борави с пари или скъпа стока, да се спомене че клиенти му дават пари, че тези пари се отчитат в касата, че се пренасят пари от адреса на клиента до работното място, или че се брои стоката, че се наблюдава с камери, че работата му е да закара стоката и т.н. не на последно място че ежедневно се отчитат пари, или се прави ревизия на стоките) и че служителя носи наказателна отговорност по чл. от ГТП и Търговския закон при действия със тази стока или пари, неописани в длъжностната му характеристика. Поставянето на подпис под договора е знак че лицето се съгласява, уведомено е и носи отговорност от действията си.

При всяко движение на стока или пари трябва да се води стриктна отчетност съпроводена с имена и подписи на участващите лица. Тук веднага ще спомена ТМ+ с възможност да разпечатате пътен лист, в който са описани всички клиенти, които работника трябва да посети в деня с цел да остави стока и да вземе пари; този пътен лист остава като официален документ във фирмата за доказателство за извършените действия – закарана е стока, съпроводена с документи Стокова разписка или Приемо-Предавателен Протокол, с подписи на лицата предали – приели стоката, както и подписи на лицата предали и приели платените суми. 

Тази отчетност се пази в офиса, за неопределен период от време, минимум до получаване на парите по отложените плащания.

Доказателство за платени- взети суми е касовата бележка и фактурата в брой. Тогава всеки ден трябва да се сравняват издадените касови бележки и сумите плащани в брой и парите донесени в касата на фирмата. Попълва се приходен касов ордер, поставят се подписи и имена на лицата.

Процедурата за превенция на кражби на стока е по-лесен начин за доказване, тъй като ТМ+ следи постоянна наличност, във всички складове и каси, и извежда наличност до дата. Следи клиентски задължения и задължения към доставчици. Ежедневното, или седмично преброяване на стоките в голям или мини склад ще ви помогне да хванете навреме безотчетното движение на стоки. Процедура за действие след като вече е настъпило деянието – единствената алтернатива е доказването на собственост на откадната вещ или пари, и липсата й до момента. Доказването на липса на пари се установява чрез ежедневно документиране и подписи и имена на лицата работещи с парите. Независимо дали тези лица са от нашата фирма или не. Доказването на липсата на вещи и стоки се установява отново чрез ежедневно документиране на всяко движение, прилгане на имена и подписи. Редовни ревизии, установяващи количества, доказват наличността във фирмата във всеки момент, което би могло да се използва за доказателство на наличност и основа и липса на грижи или кражба породили изменение след това.

Съхранението на документите е от изключителна важност. Доказването на ежедневните деяния в работата и отчетност се използват във всеки съд. Нарича се моментен, а липсата е изменението в него.

Обикновенно застраховката може да бъде само към дата, т.е. тя ще покрие моментното състояние на фирмата. Изготвянето на застраховката отнема време, а през това време документооборота на фирмата е променил моментния скрийншот. Може да се застрахова само еднотипна дейност, с ясно дефинирани ежедневни действия и постоянна доказуемост на действията. Тук ТМ+ е изключително полезен с възможността да се разпечатва всеки документ, който се подписва от лицата и съхранява определен период.

Застрахованата дейност дава добре оформен и строен процес на работа, и е много добра обосновка за нуждата и спазването на всички изисквания пред лицето на персонала. Както и възвръщаемост на по-голямата част от щетите, причинени от пожар, кражба, грабеж, наводнение, природни бедствия.

Процедурата при умишлено нанесени щети се установява с протокол от разследващите полицаи, и се доказва в съда. Важно е да се докаже ежедневния процес на работа, и липсата на стока, техника или пари, т.е. нарушения процес на обичайната работа. Липсата на нещо - е отклонението, която може да бъде възстановена, напълно или частично, чрез доказване на вина и стойност. Издава се заповед от съда – за запор на заплатата, или заповед за възстановяване на липсата по друг ред, в която се определя реда и начинът на изплащане, според НК, а размера на удръжката се разглежда в КТ.

Заповедта за налагане на ограничена имуществена отговорност се издава въз основа на протокол за установени вреди. Вредите трябва да са реално настъпили и да бъде установен техният вид и размер.

Заповедта следва да бъде издадена в строго определени срокове. В общия случай заповедта следва да бъде издадена в рамките на 1 месец от откриването на вредата, но не повече от 1 година от причиняването. Ако вредата е причинена от служител на ръководна длъжност, сроковете са респективно 3 месеца и 5 години.

Заповедта може да бъде оспорена от провинилия се служител в рамките на 1 месец от нейното издаване. В тези случаи работодателят може да потърси правата си по съдебен ред.

С тази заповед се цели обезщетение само на така наречените претърпени загуби – имуществото, с което се е обеднил работодалят. Това са например повредената техника, плащания, които е трябвало да направи във вид на глоби и обезщетения и други. Не се обезщетяват пропуснатите ползи. Това са т.нар нереализирани възможности като например неявяване на изложение, където да се продаде стоката, невъзможност да се произведе стоката заради счупена машина и така нататък.

Ограничената имуществена отговорност представлява обезщетяване на работодателя за вреди, които са причинени поради небрежност (поради немарливост, недоглеждане и др.). Ако вредите са причинени умишлено, се налага пълна имуществена отговорност.

За да се наложи имуществена отговорност на служителя, е необходимо да бъде установена причинно-следствена връзка между действията на служителя и причинената вреда. Например ако служителят е забравил компютъра включен, имало е буря и той е изгорял поради токов удар, не бихме могли да говорим за връзка между двете неща. Ако обаче служителят е изключил компютъра директно от контакта, в резултат на което се е получил токов удар и компютърът е изгорял, тогава той ще трябва да обезщети работодателя.

Допълнителна важна информация

Основна характеристика на този вид отговорност е именно ограниченият ѝ размер. Той зависи от заеманата от работника длъжност, заплата и семейна отговорност. Ако той е така да се каже основен работник, то максималният размер на обезщетението е размерът на неговото месечно възнаграждение, според КТ размерът се определя . Например ако работникът има възнаграждение в размер на 700 лева и е причинил вреда за 300 лева, то той ще трябва да обезщети работодателя с 300 лева. Ако обаче той е причинил вреда за 1500 лева, той ще трябва да обезщети работодателя само със 700 лева или с една месечна заплата.

Ако провинилят се служител е на ръководна длъжност – директор, управител, началник и т.н., то максималният размер на неговата отговорност е трикратното месечно възнаграждение. Тук има важна специфика и за всеки конкретен случай трябва да се преценява според обстоятелствата за вида причинена вреда. Така например ако той е повредил компютъра си докато е работил на него поради небрежност, той ще отговаря като основен работник до размера на месечното си възнаграждение. Само когато вредата е настъпила във връзка с ръководните му функции, той ще отговаря до трикратния размер.

Когато провинилият се служител заема отчетническа длъжност, т.е. той събира, съхранява, разходва или отчита парични или материални ценности, той също дължи обезщетение до размера на трикратното си месечно възнаграждение. Едва когато става дума за липси, обезщетението е в пълен размер, заедно със законните лихви.

С ТМ+ отклонението се доказва с липса на подпис върху документ или липса на документ, в зависимост от самата липса. Целия процес на работа в една фирма може да бъде описан и представен чрез софтуера, а човешката намеса или липса се доказва с подпис и име. Всяко движение на пари или стока трябва да бъде документирано и подписано. Всяка техника която се дава за изпълнение на служебния процес се дава с протокол, срещу подпис, установяват се моментното състояние на техниката, щети, наранявания на техниката, ако има такива, описват се в протокола.

Процедура при неумишлено нанесени щети от човешкия фактор – теоритично не се променя начина на доказване на обстоятелствата, единствената разлика е във вината. Когато винта е омаловажена, остава щетите да бъдат покрити от застрахователя, ако има такъв, или игнорирани а сметката е за собственика на фирмата. Не е изключен варианта да бъдат поделени разходиите за щетата между участващите лица, които последно са били в досег със стоката.

Когато имаме отчетността, остава да я докажем. Малко са случаите, в които ще имаме взети в предвид всички по-горе предвидени обстоятелства. В по-голямата част от фирмите служителите разчитат на доверието помежду си и надеждата че няма да се случи. Обикновенно подготовката за бедствие липсва от старана на работодателите, а зачестяват зловредните действия на служителите или конкуренцията. Затова, защитните действия преди настъпило бедствие (пожар или наводнение в склада, офиса, и др.) биха могли да бъдат следните:

опитваме се да спасим сървъра.  Винаги е добре да правим бекъп на външен сървър, намиращ се в облак или в друга сграда, не в близост до главния сървър; Добре е да държим сървъра в огнеупорна, водоустойчива кутия, правим копие на базата, с цел да я запизим във вида, в който е била в момента на щетата, за да извличаме информация и протоколи. Полицията изисква тази информация по няколко пъти в един и същи вид. Раздават се копия и на адвокатите и застрахователите дори 6 и повече месеца след инцидента.

Хартиените носители на важна информация във водоустойчив огноупорен шкаф;

застраховки на стока, имущество, дейност, лицата от персонала, автомобили и др;

диверсификация на информацията;

Улеснение в ТМ+ към фирмите, които събират пари от своите клиенти: разработен е автоматизиран процес, който изпраща всеки понеделник-петък клиентския картон със задължението му до момента по имейл. За целта се попълва имейл в колона бележки в номенклатура на клиента.

Счетоводно отчитане на кражба на стоки:

липса на активи/304 – с размера на доставната стойност на стоките без ДДС (а стойността на ДДС се приспада в дневника на продажбите чрез корекция според чл. 79 ЗДДС, препис в секция Законови уредби), опис с протокол.

Ако стоките са заведени по продажна стойност, се отписват с още една операция 693(отчетна стойност) и 123(разликата между доставна и продажна стойност) /304

Пример за счетоводно отчитане недоставени вноски по клиентско задължение:

задължението от 411 се прехвърля в сметка 499 с партида името на лицето присвоило си сумата. С друга операция се прави месечно запор на сметката и ежемесечно погасяване на сумата 503/499

Запор на лице, служител, когато покрива щета за негова сметка, собственост на друга фирма, с партида съд  421/489 – месечната сума

489/503 – месечната вноска

Цялото записване със удръжки за НОИ:

604/421 – Фиш РЗ

605/461 – СО, ЗО

421/461,454 – СО, ЗО, ДОД

421/429 – запор

421/501,503 – изплащане на заплата минус запора

429/503 – превод на запора към ЧСИ

Други разчети с персонала и съдружниците.

Запора – частичен или цялостен става само с предварително съгласие от страна на лицето, според КТ чл. 272 ал. 5.