T-Manager+ с прецизна точност следи наличност във всеки склад след всяко нанесено действие. Независимо дали извършвате документ за приход, разход, продажба или корекция, програмата отразява действието спрямо моментната наличност.
Функцията "Формиране на складова наличност" извършва обновяване (refresh) на наличността. Стартира се след корекции, след набиране на голям документооборот или преди извеждане на справки. Функцията преизчислява наличността в складовете. Намира се в Сервиз-> Формиране на складова наличност. Можете да изведете резултатите в различни по вид справки за наличност, според водещ приоритет склад или артикул, или група (категория) артикули:
- Справка наличност - чрез нея може да изведете цялата наличност по складовете към днешна дата, като зададете филтър склад, или всички складове, или артикул (група артикули), без да задавате филтър склад, ще бъдат изведени наличности във всички складове.
- Картон на артикул в склад - дава информация за движението на един артикул в един склад, може да бъде изведен за период, чрез картона на артикул можете да прецените верността на всички въведени документи. Справката дава начално салдо, движения в приход, разход - всички прехвърляния и влагания, продажби, остатък.
- Движение на артикули по складове (Инвентаризационен опис) - тази справка има много изгледи, ще спомена само един, който е от изключително значение по темата засечка на наличности. Тази справка може да бъде пусната за период, т.е. може да проверите каква е била наличността на склада със задна дата.
- Оборотна ведомост и инвентаризационен опис са справките, чрез които засичате наличност със счетоводна програма.
Най- добрия начин за засечка на наличности в складовете е редовната ревизия. Ревизия се прави в един ден на всички складове, като се стараете да няма движение на стоки в етапа на ревизията. След като е установена наличността на всички складове в началото на периода, върху документа може да сложите подписи за съгласие на всички засегнати лица, и да го приберете в папка. След период от две седмици, месец, направете още една ревизия и сравнете резултатите.
В складовете, в които има редовно движение на хора и стоки, е добре ревизия да се прави често, например всяка вечер, след като са въведени всички документи за деня за продажби, доставки и физически са преместени стоките в другите складове според въведените документи за прехвърляне по складовете. Добър момент е да се прави и сутрин, при същата процедура. Документа с вярната наличност се подписва и съхранява за дълъг период от време, включващ няколко други ревизии. Когато имате добре подреден склад, значително намалявате времето за броене. В T-Мanager+ има разработен вариант за адресиране на артикули в склада, и справка наличност по адрес на клетка.
Колкото по-кратък е периода от една ревизия до друга, толкова по-лесно се хващат липсите, грешките, разминаването. Просто имате по-малко документооборот за проверяване, или пресен спомен от неотчетено физическо прехвърляне на стоки. Всеки път когато започвате ревизия, сравнете началното салдо на наличност в моментната ревизия с крайното салдо на наличността от предходната ревизия. Нормално е когато няма изменения. Ако има - то определете артикула, пуснете картон на артикула и намерете причината за разминаването. Понякога може това да е в резултат на забравени движения, които са отразени със задна дата, но в други случаи може да е умишлено отклонение. Тук е момента да напомня че в ТМ+ можете да фиксирате датите, без опция за въвеждане на дата, при ограничени права на оператор.
Екран Ревизия ви спестява набиране на документ за изравняване на преброеното количество и това по документи. Намира се в Движение на стоки-> Ревизия. Всички междинни ревизии се правят към датата на броенето, СЪС ДОКУМЕНТ! Документа се изтегля в екран "Продажби", формира се документ за продажба, с клиент Ревизия, в който с плюс или минус се изписват количества, така че да се равнят със фактическата наличност.
Важна подробност е да броите влезналите стоки в склада, дали отговарят на наличността по съпровождащите ги документи, както и всяка излезнала стока от склада дали излиза със документ. Ако има неразбирателство между персонала, добре е тези документи да са съпроводени с подпис на Приел стоката и подпис на Предал стоката. Такива обстоятелства налагат честа ревизия.
T-Manager + не е просто инструмент за въвеждане на продажби и фактури. Програмата ви дава точна наличност по всяко време, базирана на въведените документи, независимо от вида на документите, нанесените корекции или сторно процедури. Улеснява ви именно със възможността да пускате справки във всякакъв вид, на база на които да реализирате ползи от извършения анализ. T-Manager+ не управлява вашия бизнес, но дава цялостен поглед върху всички нива на бизнеса ви.